Utseendet är inte allt

De flesta företag och myndigheter är idag mycket måna om sin visuella identitet. De lägger en hel del tankemöda, förankringsarbete och pengar på att ta fram en grafisk profil för att få logga, färger, typsnitt, bilder med mera att spegla företagets värdegrund. När den grafiska profilen är fastlagd tar de fram en grafisk manual med regler som ska bidra till konsekvent tillämpning av de grafiska elementen.  Ett företag som tar hand om sin grafiska profil uppfattas som trovärdigt och kompetent. Ingen tycker att det är konstigt och det är få som tycker sig ha råd att strunta i hur de presenterar sig för omvärlden.

Hur låter vi egentligen?

Konstigt nog är det inte lika vanligt att ta fram en motsvarande språklig profil för att få företagets röst och ord att spegla identiteten och värdegrunden. Ändå är de allra flesta överens om att utseende utan trovärdig insida inte är värt något i längden, att design utan vettigt innehåll inte lurar någon. Men världen förändras och uppkomsten av nya medier har gjort att flera nu börjar fråga efter ett verktyg som ger företaget ett språk som läsarna kan kan känna igen, oavsett vem som är skribent, vilken kanal eller vilken texttyp. De vill hålla ihop det språkliga intrycket som företaget gör till exempel i brev, på bloggen, på Facebook och på webbplatsen.

Att åstadkomma öppen, trovärdig, professionell med språket

En språklig profil blir ett praktiskt redskap som hjälper alla på företaget att hitta den rätta rösten och att ge texter, och för all del muntliga presentationer, den rätta språkdräkten som stärker företagets identitet mot världen. Att ha en språklig profil spar alltså tid och pengar och den stärker ditt varumärke minst lika mycket som den grafiska profilen. På köpet kommer också en annan fördel: Den förenklar för medarbetarna som slipper lägga tid och tankemöda på språkliga ställningstaganden i skrivprocessen.

På Språkkonsulterna coachar vi just nu medarbetare på ett företag som saknar språklig profil. Medarbetarna på företaget är huvudsakligen hyfsade skribenter som också har den goda vanan att alltid låta någon kollega titta på en text innan de publicerar eller skickar. Men processen kostar mycket energi eftersom de i stället för att ge varandra objektiva och konstruktiva kommentarer som skulle förbättra budskapet eller läsbarheten, fastnar i stilistiska frågor som inte finns reglerade. "Ska vi vara lite uppstickare och moderna skriva tjejer och killar eller ska vi vara traditionella och korrekta och skriva pojkar och flickor?" "Vill vi vara innovativa och skriva mejl eller håller vi på konventionerna och skriver e-post?" Åsikterna går rejält isär och diskussionerna tar aldrig slut. Och medarbetarnas tid går åt till fel saker. En språklig profil skulle ge dem riktmärke och regler så att de kunde fokusera på annat.

Hur gör man när man vill komma igång?

Den språkliga profilen bör alltid utgå från varumärket och kommunikationspolicyn och ta fasta på värdegrunden. Om ditt företag inte har en sådan bör ni i alla fall formulerade de mest grundläggande värderingarna för företaget. Det blir ju svårt att spegla en identitet som inte finns.

Utifrån värdegrunden tar du fram en språklig profil som visar hur företagets röst låter. Hitta det anslag som passar företaget och ta fram en ordlista med ord och ordformer som ska förekomma i företagets kommunikation.

För att alla sedan ska dra åt samma håll och ha lätt för att tillämpa den språkliga profilen tar du fram talande exempel och konkreta riktlinjer som gör att det blir enkelt för alla i organisationen att följa den. Den språkliga profilen innehåller exempeltexter som visar hur företagets vanligaste dokument kan spegla rösten. Det här är material som ska kunna användas av alla som skriver, inte bara kommunikations- och marknadsavdelningen, utan också handläggarna i kundtjänsten, ekonomiavdelningen och den där key note speakern som ni skickar till konferensen i London.

Det mödosamma förankringsarbete

När alla styrande dokument är framtagna återstår bara att sprida och förankra dem i organisationen. Det kan göras på olika sätt beroende på företagets storlek och resurser. Det är vanligt att anordna seminarier eller kurser för att sprida den språkliga profilen, åtminstone till dem som skriver mest. Fundera också på om du kan ta fram olika hjälpmedel som gör det lättare för alla att följa den språkliga profilen, precis som det finns mallar som hjälp att följa den grafiska profilen. Det kan vara t.ex. brevmallar, textblock eller ett elektroniskt skrivstöd.

Alla steg som jag har tagit upp här kan göras i olika omfattning men jag råder dig att inte hoppa över något av dem helt och hållet. Och jag hoppas att jag har övertygat dig om att ditt snygga yttre inte kan rädda dig om det hoppar grodor ur munnen på dig.